Was Sie unbedingt zum Datenschutz im Arbeitsrecht wissen sollten!

1. Neues zum Beschäftigtendatenschutz

Ab dem 25.05.2018 gelten die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG n.F.). Hiernach müssen auch die Personalabteilungen neue Regelungen für den Schutz der personenbezogenen Daten der Beschäftigten, von den Personalstamm- und Gehaltsdaten über Daten der Zeiterfassung bis hin zu Gesundheitsdaten, die im Rahmen eines betrieblichen Eingliederungsmanagements erhoben werden, beachten. Dies ist besonders wichtig mit Blick auf die hohen Bußgelder, die bis zu 20 Millionen € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes betragen können.

Nach dem neuen § 26 BDSG ist die Datenverarbeitung zulässig, soweit sie zur Entscheidung über die Begründung eines Arbeitsverhältnisses, der Durchführung oder der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses, der Erfüllung der sich aus einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten sowie der Aufdeckung von Straftaten bei bestehendem Tatverdacht erforderlich ist.

2. Datenerhebung im Bewerbungsverfahren

Wie bisher darf der Arbeitgeber einen Bewerber nach Namen, Anschrift und E-Mail-Adresse sowie den fachlichen Kenntnissen, der Ausbildung und dem beruflichen Werdegang fragen. Nicht zulässig ist es dagegen grundsätzlich weiterhin, nach einer Schwangerschaft, einer Schwerbehinderung oder der Religions- oder Gewerkschaftszugehörigkeit zu fragen. Lediglich die Frage, ob der Bewerber ggf. an seelischen, gesundheitlichen oder ähnlichen Beeinträchtigungen leidet, durch die er zur Verrichtung der beabsichtigten Tätigkeit ungeeignet ist, ist erlaubt.

Arbeitgebern ist zukünftig anzuraten, den Bewerbern mit der Eingangsbestätigung ihrer Unterlagen die nach Art. 13 DSGVO erforderlichen Informationen, wie insbesondere die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten und die Speicherdauer, mitzuteilen. Wichtig ist es, den Grundsatz der Datensparsamkeit einzuhalten. Auch die Speicherfrist für personenbezogene Daten muss auf das unbedingt erforderliche Maß beschränkt und Unterlagen abgelehnter Bewerber innerhalb einer angemessenen Frist gelöscht werden.

Sehr problematisch ist übrigens die Erhebung von Arbeitnehmer-Daten über Google oder soziale Netzwerke wie Xing oder Facebook. Soweit hier überhaupt berufsbezogene Daten (und nicht lediglich private) erhoben werden, hätte der Arbeitgeber strenge Informationspflichten gegenüber dem Bewerber zu beachten.

3. Datenerhebung im Arbeitsverhältnis

Im Arbeitsverhältnis liegt – neben der Datenverarbeitung zur Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung – auch dann eine Datenverarbeitung vor, wenn auf der Homepage des Arbeitgebers Mitarbeiterdaten, wie beispielsweise Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse veröffentlicht werden. Bei sog. Funktionsträgern, etwa Geschäftsführer, Niederlassungsleiter oder Kundenbetreuer, bei denen die Daten zwingend zur Kontaktaufnahme durch Kunden und sonstige Geschäftspartner erforderlich sind, dürfen solche Daten grundsätzlich auch weiterhin ohne ausdrückliche Einwilligung des Arbeitnehmers veröffentlicht werden. Bei Nicht-Funktionsträgern, z.B. einer reinen Schreibkraft oder wenn weitere, nicht für den Kundenkontakt zwingend erforderliche Daten verarbeitet und veröffentlicht werden, etwa Geburtsdatum, beruflicher Werdegang oder eine Fotografie, bedarf es der vorherigen ausdrücklichen Einwilligung des Arbeitnehmers. Diese bedarf grundsätzlich der Schriftform. Dabei ist von generellen Einwilligungen im Arbeitsvertrag oder mit diesem verbundenen eher abzusehen, da diese Koppelung nach der Rechtsprechung stets den Anschein der Unfreiwilligkeit hat. Solche Einwilligungen sind aber insbesondere dann freiwillig, wenn für die beschäftigte Person ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird oder Arbeitgeber und Beschäftigter gleichgelagerte Interessen verfolgen.

Neben der Einwilligungserklärung muss daher der Zweck der Verarbeitung und Nutzung konkret benannt werden. Letztlich ist der Arbeitnehmer über sein jederzeitiges Widerrufsrecht zu belehren.